Sabemos que um dos maiores desafios na área de TI é a gestão de processos. Diferente de outros setores — em que é fácil enxergar as possibilidades de melhoria do trabalho —, na tecnologia são tantas as incertezas que, muitas vezes, um esforço grande pode resultar em pouco valor agregado.
Justamente por isso, é essencial conhecer métodos formais e comprovados de otimizar os processos da empresa.
Então, neste artigo, veremos como você pode adotar soluções para reduzir os custos da sua operação e aumentar a produtividade e a qualidade entregue ao cliente final. Continue lendo e confira!
1. Escolha uma forma de gerenciar seus projetos
O primeiro passo para otimizar os processos da sua empresa é adotar uma boa metodologia de projetos. Afinal, antes de executar qualquer proposta, é importante definir uma forma de gerenciar seu planejamento e execução.
Aqui, a escolha da ferramenta a ser utilizada depende muito do perfil da empresa. Organizações mais rígidas, com estruturas de hierarquia consolidadas, por exemplo, podem se sentir mais à vontade com o chamado método em cascata (waterfall) — endossado pelo Project Management Institute, o PMI, a maior autoridade global em gestão de projetos.
Já nas empresas mais flexíveis, que precisam de muita adaptabilidade e velocidade nas suas entregas, a tendência é aderir aos métodos ágeis. E, entre estes, o Scrum é o framework mais popular.
Nesse caso, o desenvolvimento acontece em iterações e os releases são constantes, com equipes autogerenciáveis focadas em trazer mais valor a cada entrega. Assim, é especialmente interessante em projetos em que o escopo não é bem claro, ou pode sofrer mudanças drásticas durante a execução.
2. Utilize dados para conhecer seu mercado
Também é muito importante que o processo de tomada de decisão, em qualquer empresa, seja feito com base no uso de dados, e não na intuição do gerente. Então, para conhecer melhor o seu mercado e otimizar os processos da sua empresa, é fundamental pesquisar bastante.
O ideal, quanto a isso, é usar a chamada Business Intelligence. Isso porque, especialmente na TI, é preciso coletar, armazenar e organizar dados, para extrair deles as informações úteis ao negócio.
Assim, uma mentalidade data-driven pode permitir que o gestor tome as melhores decisões para, entre outros, aprimorar os processos da empresa e direcionar os esforços para o que vai gerar mais valor.
3. Conheça os processos da sua empresa
Mapear os processos da empresa é algo que deve ser realizado antes de pensar em qualquer melhoria.
Trata-se de uma decisão simples e lógica: só dá para evoluir um processo que o gestor conhece bem, certo? Do contrário, fazer alterações na forma de trabalhar sem conhecer como elas estão funcionando pode trazer mais resultados negativos do que positivos.
A área da gestão dedicada a otimizar e evoluir processos é o chamado BPM — sigla para o inglês Business Process Management.
E, hoje, existem diversos softwares de BPM que podem auxiliar o mapeamento dos processos dentro da empresa, além do monitoramento e identificação de gargalos e desperdícios na cadeia produtiva.
4. Faça uso de soluções na nuvem
De fato, são inúmeros os benefícios da nuvem na otimização de processos na área de TI. Boas soluções, como o Azure, permitem que todo o trabalho esteja acessível aos colaboradores remotamente, agilizando integrações e facilitando a colaboração.
Além disso, o controle de versões realizado por essas soluções é chave para um bom desenvolvimento de software. Assim, é bem mais improvável, por exemplo, um programador desperdiçar horas trabalhando em uma versão antiga do software — algo que acontecia muito no passado.
O controle de versões ainda faz com que seja muito mais fácil reverter o software para uma versão anterior estável, caso apareça um bug de difícil solução na atual.
Por fim, é claro, adotar um serviço em nuvem é a melhor forma de proteger seu trabalho, já que as empresas que oferecem essas soluções — como a Microsoft, no exemplo do Azure — possuem uma tecnologia de segurança bem avançada.
5. Tenha uma metodologia de testes
Muitas vezes, na área de TI, escutamos a expressão “está pronto, só falta testar”. Mas, na prática, isso significa que o trabalho não está, realmente, pronto. Afinal, só depois de uma bateria de testes sólida é que é possível saber se a integração de uma nova funcionalidade ao produto rodará sem falhas críticas ou outros problemas.
Por isso, é muito importante ter uma metodologia de testes sólida, que impeça a entrega de um produto ou serviço defeituoso.
Entre as soluções mais comuns, temos o chamado TDD — Desenvolvimento Orientado por Testes (Test Driven Development) —, em que os testes são escritos antes de o código começar a ser produzido.
6. Reforce padrões e modelos de trabalho
Para uma boa gestão dos processos da empresa, também é importante definir padrões e modelos de trabalho. Partindo de bons exemplos e da aplicação de uma boa estratégia de BPM, o gestor pode reforçar com os colaboradores as melhores práticas para a realização do trabalho.
O padrão é essencial, inclusive, para a regularidade da qualidade do produto ou serviço final. Até porque não adianta muito fazer uma entrega sensacional se, no próximo trabalho, a qualidade sofrer um largo desvio negativo.
É preciso ter modelos e padrões para assegurar um desempenho regular, que resulte sempre em bons resultados.
7. Deixe sua documentação visível
Em qualquer tipo de projeto, a transparência é fundamental para alinhar as expectativas de colaboradores, gestores e demais stakeholders. E, para ter essa transparência, é preciso ter toda a documentação do produto em desenvolvimento visível ao time.
Com a documentação visível e atualizada, os colaboradores saberão para qual direção o projeto está indo e qual será o resultado dos seus esforços. E, com isso, será menos comum o retrabalho, já que cada um compreenderá melhor sua parte no todo.
Papéis pregados nas paredes do escritório podem, muitas vezes, ajudar essa visibilidade. Ainda assim, é essencial que a equipe tenha uma referência mais completa da documentação em um local de fácil acesso.
E a melhor solução para isso é em um sistema de documentos na nuvem — como Office 365, em que as informações podem ser acessadas, o tempo todo, em qualquer dispositivo, e com a possibilidade de fazer edições e controle de versões.
Enfim, gostou do nosso passo a passo para otimizar os processos da empresa? Então, aproveite para conferir também como reduzir custos e aumentar a produtividade da sua empresa!
