O Office 365 foi criado para facilitar o dia a dia de pequenas e médias empresas. Essa solução da Microsoft é ideal para organizações que buscam aumentar sua organização, segurança, produtividade, mobilidade, entre diversas outras vantagens.
Além de incluir os aplicativos tradicionais do Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.), a suíte de aplicativos ainda inclui recursos poderosos para comunicação entre equipes, gerenciamento de tarefas e projetos e facilidade de acessar tudo por qualquer dispositivo (celular, notebook, tablet) de qualquer lugar do mundo, pois eles funcionam de forma integrada na nuvem da Microsoft.
Continue a leitura para entender melhor sobre:
- O que é o Microsoft Office 365?
- Quais vantagens para pequenas e médias empresas?
- Quais Aplicativos estão inclusos?
- Como adquirir o Office 365?
- Qual a diferencia de uma licença tradicional da Microsoft Office?
O que é o Microsoft Office 365?
É um serviço por assinatura capaz de disponibilizar a todas as pessoas da sua empresa o acesso permanente a diversos aplicativos da Microsoft de forma online (também é possível instalar no PC ou Mac), como o Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Exchange, SharePoint, Skype, OneDrive, entre muitos outros.
Por ser online, uma das grandes vantagens do Office 365 é que você tem sempre em mãos as versões mais recentes da suíte.
A Microsoft disponibiliza diversos planos adaptáveis a fim de atingir todos os segmentos, englobando desde o uso pessoal, passando por planos para pequenas e médias empresas e chegando até o uso corporativo, para organizações de todos os portes e segmentos.
Quais vantagens pequenas e médias empresas terão em aderir ao Office 365?
A questão não é se este serviço da Microsoft apresenta vantagens para as empresas, pois essa é uma certeza que todos temos. O Office 365 foi desenhado para atender qualquer tipo de organização, de qualquer porte ou segmento de mercado.
Desse modo, o que vamos apresentar abaixo são os problemas mais comuns de pequenas e médias empresas que o Office 365 é capaz de solucionar.
Comunicação e Colaboração entre equipes
Problemas de comunicação existem em qualquer organização, independentemente do porte ou segmento de mercado. Estabelecer um canal de colaboração e troca de ideias, informações e documentos pode ser caro e disfuncional se não aplicado de forma correta e simplificada.
Com os aplicativos do Office 365, a Microsoft apresenta ao mercado umas das melhores formas de implementar uma comunicação
Por exemplo: o Teams é um aplicativo que funciona não apenas como um chat para conversas entre indivíduos e grupos, mas cria literalmente times diferenciados para cada projeto e integra ferramentas como Excel, Word, Sharepoint e Planner (para gerenciar tarefas e projetos) num só local, com um dashboard simplificado e intuitivo, proporcionando uma colaboração produtiva para execução de tarefas, criação e gestão de documentos, entre outras funções do dia a dia.
Ferramentas de Produtividade
Muito provavelmente você utiliza diariamente ou semanalmente documentos do Excel, Word e PowerPoint. Além disso, também armazena estes e outros arquivos em algum lugar (computador, HD externo ou algum serviço de nuvem).
Com os aplicativos do Office 365, você continuará a utilizar essas ferramentas como já faz normalmente, porém com a possibilidade de armazená-los na nuvem da Microsoft para poder acessá-los e continuar seu trabalho de qualquer lugar ou dispositivo. Além disso, é possível produzir de forma colaborativa, onde duas ou mais pessoas possam editar os mesmos arquivos simultaneamente.
Segurança e Mobilidade
Como já comentamos, com o Office 365 você tem possibilidade de acessar seus arquivos de qualquer lugar e continuar seu trabalho como se estivesse no escritório, mantendo uma comunicação em tempo real com a sua equipe.
Viagens e trabalhos à distância (home office) tem se tornado muito comuns, portanto ter mobilidade e segurança de dados é essencial para qualquer negócio, características vigorosamente garantidas pela Microsoft, como descrito no próprio site:
“A prevenção contra perda de dados do Office 365 ajuda a evitar que as informações sensíveis caiam em mãos erradas – sem dificultar a produtividade do usuário final. Os recursos de gerenciamento de direitos criados diretamente no serviço e aplicativos do Office permitem aos usuários compartilhar documentos de forma segura e enviar emails para que apenas aqueles com as permissões corretas possam acessar as informações.”
Ferramentas de Gestão Empresarial e de Projetos
Com maior facilidade de comunicação (Teams) e acompanhamento de tarefas (Planner), a gestão de projetos se torna algo simples, principalmente em empresas dinâmicas que não podem perder tempo por falta de organização.
Da mesma forma, os gestores da empresa possuem um canal seguro para compartilhar e discutir sobre documentos sigilosos do negócio, como planilhas financeiras e outros arquivos que apresentam dados de desempenho.
Ainda com a utilização do Power BI, tanto a gestão de projetos quanto a gestão empresarial ganham uma ferramenta poderosa de Business Intelligence para analisar dados e extrair insights valiosos.
Quais são e como funcionam os Aplicativos do Office 365
Dependendo do tipo de assinatura que você aderir, irá ter um conjunto de aplicativos inclusos no plano. Abaixo listamos os mais relevantes:
- Aplicativos Office: os aplicativos que você já conhece sempre atualizados: Excel, Word, Outlook, PowerPoint, OneNote, Publisher e Access. Com exceção desse último, você consegue utilizar todos os outros aplicativos de forma online e as diferenças para a versão desktop são mínimas.
- Teams: uma ferramenta espetacular para comunicação interna, onde você pode conversar através de chat com qualquer pessoa, discutir assuntos em grupos, integrar essa ferramenta com a gestão de tarefas, projetos e arquivos entre times (equipes), entre outros.
- Exchange: gerencie seus e-mails de forma completa, com caixa de entrada inteligente, calendário avançado, entre outros recursos.
- Sharepoint: compartilhe e gerencie conteúdo, conhecimento e aplicativos para promover o trabalho em equipe, encontrar informações rapidamente e colaborar de forma fácil com toda a organização.
- Skype for Business: Faça reuniões online e trabalhe como se todos estivessem na mesma sala, mesmo quando você não está.
- OndeDrive: 1TB de armazenamento seguro, opções de compartilhamento e acesso em todos os seus dispositivos.
- Power BI: Passe de dados para insights em poucos minutos. Essa ferramenta é capaz de gerar relatórios esclarecedores até mesmo para base de dados mais complexas.
- Planner: uma ótima ferramenta para organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos, conversar sobre o trabalho e obter atualizações sobre o andamento de cada tarefa.
- Yammer: Comunique-se abertamente para criar transparência e comunidades mais fortes com o compartilhamento de práticas recomendadas e colabore com ideias para promover iniciativas.
Como adquirir o Office 365 para a minha empresa
Existem diferentes planos para atender às necessidades de todo tipo de empresa.
Versão Gratuita
Essa versão pode ser uma alternativa para a utilização de alguns aplicativos de forma individual: Outlook, OneDrive, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Skype, Calendário, Pessoas e Sway. Entretanto, ela é bastante limitada, pois possui apenas 5GB de armazenamento no OneDrive e não é possível baixar os aplicativos para instalar gratuitamente no desktop (para isso é necessário adquirir uma licença ou então uma assinatura de um dos planos pagos).
→ Para adquirir este plano, basta acessar o site www.office.com e realizar o cadastro.
Planos Pagos
Ao aderir a uma assinatura do Office 365, você passa a ter acesso a mais aplicativos e ter todas as vantagens de comunicação e colaboração que explicamos anteriormente.
Essa assinatura pode ser feita por você mesmo diretamente na Loja da Microsoft, onde poderá ser escolhido o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Entretanto, o caminho mais correto para implementar o Office 365 na sua empresa é por meio de uma assessoria de TI especializada. Com ela você terá a garantia de escolher os melhores planos e que todo o setup inicial foi feito de forma correta.
É comum encontrar empresas tentando se aventurar sozinhas na implementação de todo esse ambiente do Office 365. Mas caso a sua já tenha 10 ou mais funcionários, é melhor buscar ajuda de quem é especialista em deixar todos os aplicativos configurados de forma correta para que sua equipe foque apenas na adaptação das ferramentas na rotina, sem se preocupar com o resto.
Qual a diferença entre um plano do Office 365 e uma licença da Microsoft Office
Uma licença padrão da Microsoft Office é o pacote de aplicativos tradicional (Word, Excel e PowerPoint) para serem instalados no seu computador ou notebook. Ele é vendido em um modelo de cópia única, com licença que ficará ativa permanentemente.
Ao contrário do Office 365, os aplicativos não são atualizados automaticamente para uma nova versão do Office. O suporte a atualizações é restrito às correções de bugs e falhas de segurança da versão atual. Em outras palavras, para ter acesso a uma nova versão do Office, é necessário comprar uma licença nova.
O pacote tradicional do Office é recomendado para empresas que não precisam de grande mobilidade, uma vez que os serviços não estão disponíveis em sua versão completa na web.
Por outro lado, o Office 365 é um plano de assinatura com recorrência mensal que pode ser utilizado por empresas que querem uma forma flexível de gerenciar as suas licenças de software e buscam uma experiência mais completa da Microsoft Office.
