Antes de nos aprofundarmos no assunto, é importante ressaltar que a Gestão de Ativos de Software, também conhecida como Software Asset Management (SAM), faz parte de um processo ainda maior, conhecido como Gestão de Ativos de TI (Information Technology Asset Management – ITAM).
Os ativos são definidos como algo de valor da empresa que está sujeito a oferecer riscos e benefícios. No caso dos ativos de TI, esses são bens adquiridos e gerenciados pela área de TI da empresa. Esses ativos podem ser hardwares, softwares, serviços ou sistemas.
Por definição, a Gestão de Ativos de TI promove o gerenciamento desses bens em todo o ciclo do negócio, visando elevar os seus valores e minimizar os seus riscos. Significa, de fato, aprimorar a experiência com o uso do software.
Entretanto, como os ativos, embora estejam estritamente ligados, possuem características distintas. Portanto, é necessário que sejam gerenciados isoladamente para tornar o processo mais eficiente. Por isso, dentro do processo de ITAM, temos a Gestão de Ativos de Hardware (Hardware Asset Management – HAM) e o SAM.
O SAM é que uma metodologia aplicada para otimizar o uso de software na empresa em termos de usabilidade, segurança e controle.
Se a sua empresa, assim como tantas outras, ainda não conhece os benefícios de apostar na gestão, tampouco como ela deve ser feita, acompanhe este conteúdo e saiba como o Gerenciamento de Ativos de Software funciona e no que pode agregar para a sua empresa!
Como funciona?
Na prática, uma análise de SAM básica consiste em fornecer uma visão ampla das implementações, assim como o panorama do licenciamento dos produtos de software, permitindo que haja mais eficiência nas compras, gerenciamento, otimização e desativação.
Com uma análise básica de SAM, é possível fazer a:
- identificação de ativos desconhecidos, obscuros ou não-gerenciados;
- escolha do software mais adequado às necessidades do usuário final;
- adequação aos padrões de conformidade estabelecidos pelo governo.
Ou seja, atividades que poderão apontar não-conformidade e/ou mau uso de software pela empresa.
Quais são os processos do SAM?
Os processos do SAM envolvem uma série de etapas. O objetivo inicial é fazer um rigoroso levantamento, a partir da coleta e análise de dados, e posteriormente apresentar os resultados.
Com os resultados em mãos, o próximo passo é identificar o que precisa ser melhorado e, então, desenvolver meios para realizar a otimização dos ativos de software e o levantamento de requisitos para que o investimento seja aplicado corretamente.
Feito isso, chega o momento de fazer um inventário de ativos, em que serão escolhidas as ferramentas certas (novos ativos), que ao longo do tempo serão rastreadas junto aos demais ativos de software durante todo o ciclo de vida.
Na prática, o departamento de TI contará com todos os dados detalhados de cada ativo, de modo que informações relevantes sobre as licenças permaneçam acessíveis. Inclusive, as informações podem ser usadas para facilitar a localização, ativar alertas e gerar relatórios sempre que forem movidos, atualizados ou substituídos, e, também, quando um ativo for adicionado.
Após passar por todas essas etapas — que explicamos aqui de forma breve —, todas as informações contidas no inventário devem ser analisadas e documentadas, junto aos requisitos para a implementação dos novos ativos e o bom funcionamento dos atuais.
Qual é a sua importância para a Gestão de TI?
O SAM é essencial para a Gestão de TI na medida em que a tecnologia é inerente aos negócios. A necessidade de reduzir os custos, aumentar a segurança e melhorar a performance passa diretamente pelo gerenciamento dos ativos.
Além disso, a empresa ganha muitos benefícios ao investir no SAM. Veja a seguir 3 deles!
Quais são os benefícios que a empresa ganha investindo no SAM?
1. Melhorias na governança da empresa
Entre os principais objetivos de uma boa governança está o de saber quais são os riscos para os processos e estabelecer medidas para amenizá-los/eliminá-los.
Um dos principais benefícios do SAM é identificar os riscos (pirataria, erros de licenciamento, falhas de regras etc.) e a aplicação das práticas recomendadas para garantir o bom gerenciamento.
2. Vantagens competitivas
O SAM proporciona uma boa vantagem competitiva no mercado, afinal, com os licenciamentos atualizados, todo software utilizado na empresa terá um melhor desempenho e novas aquisições/fusões terão o processo facilitado.
3. Escalabilidade
Investindo na Gestão dos Ativos de Software, fica muito mais fácil planejar as necessidades futuras, afinal, sabendo o que possui, a empresa ganha a possibilidade de adquirir somente os produtos de software necessários em vez de comprar todos que estiverem disponíveis — desperdiçando recursos financeiros.
Quais são os principais equívocos acerca do SAM?
1. O gerenciamento das licenças é feito pelo setor de compras
Em hipótese alguma as licenças devem ser gerenciadas pelo setor de compras, mas sim pelo departamento de TI.
O equívoco se dá por conta do envolvimento do setor na aquisição dos produtos, levando muitas empresas a acreditarem que o time de compras está acompanhando o ciclo de vida de cada software e analisando os direitos de uso.
2. É desnecessário contar com uma ferramenta de SAM dedicada
Levar a Gestão de Ativos de Software como uma aposta no escuro, sem contar com a expertise de uma empresa, é um erro que costuma resultar em uma sucessão de outros erros, tais como:
- aquisição de produtos de software cuja funcionalidade é a mesma;
- compra de software desconsiderando os seus riscos;
- aquisição de software com desconhecimento das necessidades dos funcionários;
- acumulo de programas ociosos no sistema etc.
O suporte é fundamental para que os ativos sejam gerenciados com eficácia.
3. Não é preciso fazer um inventário das novas aquisições/fusões
O inventário é um elemento essencial para evitar futuros problemas e conflitos envolvendo licenças de software, principalmente quando empresas se fundem sem considerar a natureza dos contratos de licença e a devida compatibilidade com as políticas da corporação.
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