Sabemos como PRODUTIVIDADE é importante para você.
Pessoas e equipes pouco produtivas geram prejuízos, por isso gestores e empreendedores devem estar atentos constantemente. Aqui mesmo na TECJUMP já tivemos problemas de produtividade ao longo do tempo e às vezes ainda identificamos pontos de gargalo nos nossos processos que precisam ser melhorados.
Na maioria das vezes os problemas estão nos processos e na organização dos fluxos de trabalho. Outras vezes os problemas são pessoas mal treinadas ou com baixo engajamento. Independente disso, existem técnicas e recursos de tecnologia que resolvem quase todos esses problemas. Mas nenhuma delas irá funcionar se você não dominar a arte da COMUNICAÇÃO. Esse é o primeiro passo.
Gosto de chamar isso de “Mindset da comunicação efetiva“, que nada mais é do que ter a mentalidade de que comunicar demais nunca será pior do que comunicar de menos. Assim evitam-se erros de comunicação e, por consequência, de retrabalhos ou atrasos nas tarefas.
Ou seja, é muito melhor garantir a informação chegou e foi compreendida pelas pessoas na equipe, mesmo que isso exija comunicar duas vezes de formas diferentes. Por exemplo: se num e-mail existe uma informação essencial para uma reunião, certifique-se pelo WhatsApp ou pelo chat da empresa se a pessoa recebeu o e-mail e leu com atenção tal informação.
Ainda, se é você quem está recebendo a informação e ela não foi transmitida de maneira clara, não sinta vergonha de dizer que não entendeu e precisa de mais explicações. É muito comum as pessoas dizerem que entenderam só pelo medo de terem sua capacidade de inteligência duvidada. Quando você não entender como a tarefa deve ser executada, questione novamente. É melhor do que fazer errado e depois ter retrabalho.
Agora sim, com um Mindset da comunicação efetiva, vamos para as principais técnicas de produtividade que podem aumentar o desempenho das suas equipes a partir de hoje.
1. GESTÃO DO TEMPO
Diversos estudos expõem que, dentre as oito horas da jornada tradicional de trabalho, em média somos produtivos em menos de três. Portanto, é fundamental identificar o período do dia em que as pessoas são mais focadas nas tarefas e geram mais resultado para evitar marcar reuniões e outras atividades pouco produtivas nesses momentos.
2. ALINHAMENTO DE ATIVIDADES
Toda atividade precisa ter um prazo razoável para ser concluída com a qualidade esperada. Colocar datas de entrega para cada tarefa, sempre definindo em conjunto com quem está demandando a tarefa, é fundamental para mensurar a performance da execução.
3. AMBIENTE ADEQUADO
Não espere que sua equipe seja produtiva se o ambiente não colaborar. Isso inclui cadeira e mesa confortáveis, temperatura da sala agradável, cafezinho gostoso, controle do barulho, entre diversos outros aspectos de um escritório comum.
4. EQUIPAMENTOS E SOFTWARES CORRETOS
Poucas coisas são tão irritantes quanto um computador lento ou um software extremamente burocrático. Invista tanto em desempenho (máquinas de qualidade) quanto em softwares que proporcionem grandes melhorias de eficiência e organização. Atualmente existem diversos aplicativos para melhorar a gestão de projetos, processos, e-mails, arquivos, etc. (nós utilizamos o Office 365 aqui na TECJUMP).
5. PROCESSOS SIMPLES E OTIMIZADOS
Quantas vezes por mês você se reúne com a equipe para debater sobre os gargalos nos processos e ter ideias de como melhorá-los e simplificá-los? Caso a resposta seja “nenhuma vez”, então sugiro você parar de ler esse texto e convocar uma reunião agora. Só não caia na armadilha das reuniões intermináveis; seja objetivo e faça reuniões rápidas.
6. PLANEJAR O IMPREVISTO
Não quero falar sobre planejar as atividades porque isso é o básico. Mas o que poucos fazem é planejar os imprevistos. Sempre teremos demandas espontâneas e urgentes, e para que isso deixe de ser um problema que atrapalha a sua produtividade, comece a planejar esses imprevistos. Ou seja, entenda que você deverá ter brechas na agenda da semana para gerenciar isso sem atrapalhar as outras atividades.
Dica Bônus: DECORE O AMBIENTE COM PLANTAS
Parece estranho, mas uma pesquisa científica descobriu que um escritório decorado com plantas pode aumentar em até 15% a produtividade dos funcionários. Simples assim.
