Cortar gastos nunca é uma atividade fácil, especialmente em áreas tão essenciais para um negócio como a TI. No entanto, empresas precisam compreender como otimizar suas despesas, concentrando suas finanças e recursos nos lugares certos. Custos de TI são variados e decidir onde o orçamento deve ser diminuído exige muita pesquisa e análise para não afetar o propósito estratégico e as operações do dia a dia.
Empreendedores e especialistas em TI têm a tarefa de aprender como racionalizar e aprimorar suas infraestruturas e sistemas tecnológicos, se quiserem tirar vantagem das novas tendências da indústria. Ao entender como usar a Tecnologia da Informação de maneira mais eficiente, muitos negócios podem diminuir seus gastos sem gerar nenhum impacto negativo em suas necessidades tecnológicas.
Se interessou pelo assunto? Então continue lendo que daremos várias dicas de como reduzir custos de TI mantendo — ou até melhorando — sua produtividade. Confira!
1. Mude-se para a computação na nuvem
Manter uma estrutura física interna de TI pode ser extremamente caro. É preciso gastar com a aquisição, conservação, atualização e reparação de um servidor, sem mencionar os custos com segurança e conectividade.
Essas despesas podem ser mitigadas, sem perda de funcionalidade, ao transferir seus sistemas para a nuvem. Uma infraestrutura interna é muito mais onerosa — e, muitas vezes, menos confiável — do que um sistema baseado em cloud computing.
Ao utilizar recursos in-house, empresas têm que investir uma quantidade significativa de verbas em equipes de TI. Isso porque funcionários precisam estar disponíveis, mesmo quando não são estritamente necessários, para os casos em que houver indisponibilidade do sistema e necessidade de soluções imediatas.
Por outro lado, provedores de serviços e de soluções em armazenamento na nuvem vão gerenciar sua infraestrutura para você, geralmente como parte do pacote contratado por sua empresa. Por conta disso, gastos com TI não apenas são cortados drasticamente, como também se tornam altamente previsíveis e fáceis de manejar.
Migrar para a nuvem é sinônimo de menos funcionários, custos reduzidos com serviços e da possibilidade de aumentar o armazenamento sem haver necessidade de grandes investimentos.
Recursos na nuvem são intrinsecamente mais estáveis e flexíveis do que servidores internos, o que reduz as chances de interrupções nas atividades da empresa, que são capazes de causar perdas financeiras.
Para saber mais sobre esse assunto, leia o post Como a computação na nuvem pode gerar economia para sua empresa?
2. Utilize a virtualização
Máquinas virtuais são muito parecidas com sistemas de computação na nuvem. Por meio do recurso virtualização, vários servidores virtuais podem ser implantados em apenas um único servidor físico. Logo, eles podem ser controlados diretamente por um único sistema.
Máquinas virtuais reduzem amplamente a quantidade de manutenção necessária para preservar as funcionalidades da estrutura de TI. De todas as vantagens da virtualização, podemos citar:
- Custos atenuados com licenças;
- Economia de energia;
- Menos gastos com manutenção e helpdesk;
- Recursos consolidados em poucos servidores facilita a realização de backups e possibilita a redução da equipe de TI;
- Sistemas podem ser rapidamente colocados em quarentena e restaurados, reduzindo a chance de infecção por vírus e outros malwares.
Sistemas virtualizados também aumentam a segurança, já que existe a possibilidade de contas virtualizadas serem controladas diretamente pelo gestor de TI e podem ser monitoradas e rastreadas. Isso proporciona logins mais seguros e melhor auditoria de dados.
Sobretudo, máquinas virtuais organizam o processo de gestão e manutenção de servidores enquanto suportam o mesmo número de recursos que sistemas físicos.
3. Terceirização da TI
A terceirização de serviços de TI tem se tornado cada vez mais popular no mercado. Companhias não só ganham com o acesso a experiências variadas, habilidades e profissionais capacitados, mas também com a redução de sua equipe interna. Em vez de pagar pela disponibilidade de funcionários internos, você pode simplesmente optar por contratar uma empresa que ofereça todo o suporte que você realmente precisa.
Muitos empreendimentos não podem se dar ao luxo de contratar um profissional especializado para cada área que carece de ajuda. Por meio da terceirização de serviços, sua empresa ganha acesso a grande variedade de experts em tecnologia (como VoIP, virtualização e computação na nuvem) prontos e disponíveis para fornecer informações e serviços que irão beneficiar seu negócio.
Por conta dessa força de trabalho aumentada, empresas terceirizadas têm muito mais probabilidade de estarem acessíveis quando você precisar delas. Isso quer dizer menos interrupções nos negócios e melhores recuperações de desastres.
4. Reúna um time para analisar seus custos de TI
Idealmente, esse time deve ser composto pelos seus profissionais de TI mais experientes, por pelo menos um membro da contabilidade e também por alguém do setor jurídico.
O trabalho dessa equipe é examinar cada aspecto do seu departamento de TI para identificar áreas onde cortes podem ser feitos. Eles também devem procurar por potenciais desperdícios de energia e dados em processos e por alternativas para as metodologias operacionais em uso.
5. Faça pesquisas com seus funcionários
Entre iniciativas de BYOD (Bring Your Own Device) e serviços na nuvem, sua equipe pode estar ansiosa por novas (e possivelmente menos custosas) maneiras de trabalhar e utilizar os sistemas da empresa. Pergunte a eles sobre suas vontades e ideias e sobre suas dificuldades na área tecnológica.
Por exemplo, funcionários mais bem treinados reduzem custos associados com organização e suporte. O resultado dessas pesquisas pode apontar o melhor caminho para otimizar e reduzir gastos, enquanto melhora a satisfação dos usuários e a eficiência do negócio
6. Exija um retorno mais rápido dos investimentos em TI
Procure ser mais eficiente com seus investimentos em TI, especialmente evitando projetos que podem demorar anos para dar um retorno plausível. Se uma iniciativa não está oferecendo as respostas esperadas, é muito melhor ter ciência disso rapidamente e tomar medidas de reparo, como revisar os planos ou acelerar as atividades. Menos erros significam mais economia.
7. Envolva todos os departamentos
Colaboração é a palavra do momento para toda empresa que busca crescer e melhorar seus serviços. O departamento de TI não pode ficar fechado em si mesmo, mas sim trabalhar junto com os executivos e clientes para buscar novas formas de usar a tecnologia em prol da inovação e da longevidade da companhia.
É fundamental que todos os setores percebam a empresa como um organismo e que a comunicação entre as diferentes áreas seja fator primordial para a execução de um trabalho eficiente. Nem sempre um profissional de TI entende as obrigações da equipe de vendas, ou vice-versa, e por isso a integração e cooperação são tão importantes.
Quando o assunto é TI, empresas que desejam se modernizar precisam sentir-se confortáveis em fazer mais com menos recursos.
Apesar das dicas listadas acima beneficiarem a maioria dos negócios, sempre existem métodos únicos e originais que cada empresa pode lançar mão para reduzir seus custos de TI.
Entre em contato conosco e solicite uma assessoria para alavancar seu negócio!
